Sul lavoro hai sbagliato e ora cerchi un modo per rimediare? Hai bisogno di sapere come scrivere una lettera di scuse formale ma non sai da dove iniziare? Stai tranquillo, in questo articolo ti spiegherò come fare, così potrai rimediare all’errore commesso e migliorarti!

Capita a tutti di commettere errori, sai?

Quando questo accade nella vita lavorativa, però, rimaniamo paralizzati: NON sappiamo come reagire o come comportarci.

Non mi dire! Anche a te è capitato?

PURE A ME! Puff, ormai ho perso il conto delle volte in cui ho sbagliato!

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Ricordo le mie prime volte come cameriera in un bar. Quante tazze rovesciate, bicchieri rotti e vassoi caduti, eppure sai che ti dico?

Qualche gentile cliente mi confortava sempre dicendo: “Sai, chi non lavora non sbaglia mai”, facendomi pensare che è inevitabile commettere errori, fa parte del nostro essere umani.

Ma sai una cosa? Gli errori ti permettono di migliorare!

Se hai commesso un errore ma sei disposto a rimediare, sei nel posto giusto! Se vuoi che la tua lettera di scuse formali sia efficace dovrai SOLO seguire, passo dopo passo, quello che ho da dirti!

In questo articolo ti indicherò come scrivere una lettera di scuse formale.

Quindi, rimboccati le maniche e seguimi!

Su, su … Non restare lì impalato! Andiamo!

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Come scrivere una lettera di scuse formali: premessa

Prima d’iniziare a scrivere, facciamo una precisazione.

La lettera formale è quella caratterizzata da un cliente, un professionista, un’azienda, un datore di lavoro, ecc. come destinatari (ovvero le persone alle quali è diretto il messaggio).

Tendenzialmente, tale lettera viene utilizzata quando, anche se mittente e ricevente si conoscono, non vi è un rapporto intimo o confidenziale tra chi scrive il messaggio e chi lo riceve.

A differenza della lettera informale, indirizzata a destinatari con i quali hai un rapporto di confidenza, quella formale deve essere utilizzata per comunicare con persone che non conosci o con le quali non hai un legame intimo.

Tale lettera, per natura, è caratterizzata da una struttura precisa, costituita da diverse parti, che avrò modo di indicarti nel prossimo paragrafo.

AAA, ATTENZIONE: lo stile della lettera formale, talvolta, può avere un effetto boomerang! Un linguaggio troppo ufficiale potrebbe rischiare di essere controproducente e di non far comprendere il messaggio al destinatario.

Per fare in modo che questo NON accada e che la lettera di scuse formale sia efficace devi:

  1. Organizzarla con chiarezza: ciascuna sezione della lettera deve essere ben posizionata (tranquillo, se prosegui nella lettura, ti spiegherò meglio)
  2. Utilizzare uno stile comunicativo ordinato, sintetico e coerente.

Seguendo questi miei 2 consigli, il destinatario sarà facilitato sia nella lettura sia nella comprensione dei contenuti della lettera.

Te lo assicuro io!

Probabilmente, in questo momento, stai continuando a rimuginare sull’errore commesso e il danno che ha prodotto: ma, credimi, non ha senso!

Smettila di pensarci e mettiti al lavoro per riconquistare la persona alla quale hai creato problemi.

Che sia un cliente o un datore di lavoro, il concetto non cambia: chiunque attende e pretende delle scuse se ha subito un danno.

Quindi, seguimi e procediamo nella scrittura della tua lettera di scuse formale!

Come scrivere una lettera di scuse formali: struttura

Quando scriverai la tua lettera formale di scuse, ci sono 3 caratteristiche importanti da tenere focalizzate.

Ti consiglio di:

  • Scusarti in modo onesto: le tue scuse dovranno essere sincere per essere accolte e ritenute vere dal destinatario.
  • Riconoscere di aver sbagliato (lascia da parte il tuo orgoglio per una volta!).
  • Essere motivato a rimediare e a migliorare: avrai bisogno di tanta, tanta, tanta motivazione per riparare il danno recato.

Come ti ho già anticipato, una lettera formale è composta da una struttura precisa e formata da diverse parti, che da qui in avanti ti mostrerò:

  1. Mittente
  2. Luogo e Data
  3. Destinatario
  4. Oggetto
  5. Formula di apertura
  6. Corpo della lettera
  7. Forma di chiusura
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  8. Firma
  9. Allegati

Tutto chiaro?

Bene, allora procediamo con ordine!

1. Mittente

Il mittente, ovvero la persona che scrive la lettera (tu), deve essere scritto in alto a sinistra. E’ proprio lì che dovrai indicare il tuo nome e cognome.

Per essere più preciso, inoltre, potresti aggiungere anche altre tue informazioni:

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  • Indirizzo
  • Numero di telefono
  • E-mail

2. Luogo e data

Luogo e data sono gli elementi della lettera che, separati da una virgola, devono essere posti sulla stessa riga in alto a destra (se sono posti in alto a sinistra, sono comunque accettabili tranquillo!).

Il luogo indica il posto in cui la lettera è stata scritta, la data da riportare invece è quella di quando la lettera è stata composta.

La data può essere scritta in 2 modi differenti:

  • Giorno in cifre, mese in lettere e anno in cifre
  • Gg/mm/aaaa.

3. Destinatario

Sotto a luogo e data, più in basso e allineato a destra, va indicato il ricevente.

Puoi utilizzare come formula di apertura “Alla cortese attenzione di”Tennis Basse Sneakers Donna Consegna Gratuita 3000 Camofluo Scarpe Bensimon Camouflage 3RL4A5j e inserire il destinatario di seguito.

Per indicare il destinatario nella lettera di scuse formale, devi utilizzare precisi appellativi:

  • Gentile o Egregio per le persone fisiche
  • Spettabile (abbreviazione Spett.le) per Enti o Aziende
  • Dottoressa o Dottore (abbreviazioni Dott., Dott.ssa) per laureati.

4. Oggetto

L’oggetto (scritto preferibilmente in maiuscolo e grassetto, o sottolineato se si vuole dare maggiore attenzione) è la parte in grado di sintetizzare il contenuto della lettera di scuse formale.

Nell’oggetto viene espressa la motivazione principale per la quale si scrive la lettera.

5. Formula di apertura

La formula di apertura, scritta a sinistra, è la premessa della lettera.

Questa deve:

  1. Avere l’iniziale della prima parola della frase in maiuscolo
  2. Terminare con una virgola.

Tra le formule di apertura più usate c’è Gentile, seguito da nome e cognome del destinatario.

6. Corpo della lettera

Il corpo della lettera è composto, come ogni testo, da una parte:

  • introduttiva
  • centrale
  • conclusiva.

7. Formula di chiusura

La formula di chiusura è caratterizzata da:

  • ringraziamenti
  • saluti

Sia i ringraziamenti sia i saluti devono essere

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scritti in basso a sinistra e seguiti da un punto.

Ti mostro alcuni esempi, per fare più chiarezza:

  • Cordiali saluti.
  • In attesa di Sue/Vostre decisioni in merito, voglia gradire i miei più cordiali saluti.
  • La ringrazio per l’attenzione e La saluto cortesemente.

8. Firma

La firma deve essere scritta in basso a destra.

Potresti aggiungere ad essa anche l’7000 Adidas Stan Nero Gratuita Smith Scarpe Consegna Basse Originals Sneakers vNm8wOn0antefirma, ovvero:

  • indirizzo
  • numero di telefono
  • e-mail

9. Allegati

Un allegato è un file che si aggiunge alla lettera formale dopo essere stato citato.

Gli allegati vanno specificati in basso a sinistra.

Tutto chiaro?

Bene! Questi saranno gli elementi da inserire nella tua lettera di scuse formale! Continua a leggere, qui di seguito ti riporterò alcuni esempi da seguire!

Esempio di lettera di scuse formale

Vuoi un esempio di lettera di scuse formale?

Per rendere concreta tutta la teoria che ti ho elencato fino ad ora, ti riporto come scrivere una lettera di scuse formale nella pratica!

Ricordati bene che questi sono solo esempi standard: a te spetta il compito di adattarli alla tua situazione!

(TUO NOME E COGNOME)
(TUO INDIRIZZO)
(TUA E-MAIL)
(TUO NUMERO DI TELEFONO)

Luogo, Data
Alla cortese attenzione di (NOME E COGNOME DEL DESTINATARIO)

OGGETTO: SCUSE PER (INSODDISFAZIONE PRODOTTO)

Gentile (NOME E COGNOME DEL DESTINATARIO)

La ringrazio per la sua e-mail (o telefonata) del (DATA) con la quale mi comunicava la sua insoddisfazione per (PRODOTTO).

Ammiro la sua sincerità e La prego di accettare le mie scuse più sincere.

Le dichiaro che siamo già al lavoro per risolvere il problema da Lei riportato.
La informiamo, inoltre, che grazie al suo avviso abbiamo individuato una serie di problemi e li stiamo chiarendo con il sig. (NOME E COGNOME DEL RESPONSABILE) che ne è il responsabile.

La preghiamo di non esitare a contattarci per qualsiasi ulteriore chiarimento.

Cordiali saluti,

(FIRMA)

(TUO NOME E COGNOME)
(TUO INDIRIZZO)
(TUA E-MAIL)
(TUO NUMERO DI TELEFONO)

 

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(TUO NOME E COGNOME)
(TUO INDIRIZZO)
(TUA E-MAIL)
(TUO NUMERO DI TELEFONO)

Luogo, Data
Alla cortese attenzione di (NOME E COGNOME DEL DESTINATARIO)

OGGETTO: SCUSE PER (ERRORE DI ______)

Desidero ringraziarLa, a nome di tutta l’azienda, per la Sua recente e-mail, relativa all’errore (SPECIFICARE  IL TIPO DI ERRORE).
Dopo un attento approfondimento, siamo stati in grado di individuare l’errore e ci siamo occupati di (SPECIFICARE LE AZIONI SVOLTE PER LA RISOLUZIONE DELL’INCONVENIENTE).

La consideriamo un cliente di estremo rispetto (NOME E COGNOME DEL CLIENTE) e desideriamo porgerLe le nostre più sincere scuse per qualsiasi contrattempo tale imprecisione possa aver causato.
La preghiamo di non esitare a contattarci per ogni ulteriore spiegazione.

Cordialmente,

(FIRMA)

(TUO NOME E COGNOME)
(TUO INDIRIZZO)
(TUA E-MAIL)
(TUO NUMERO DI TELEFONO)

NOTA BENE: adatta questi esempi alla tua situazione, mi raccomando!

Lettera di scuse formali: lo stile

Vediamo ora alcuni accorgimenti stilistici da non sottovalutare quando si scrive una lettera di scuse formale.

Ricorda che ogni dettaglio in questi casi può fare la differenza, quindi presta molta attenzione a ciò che sto per dirti e assicurati di seguire i miei consigli:

Stai ancora leggendo?

WOW! Beh …Ti ringrazio per avermi seguita fin quaggiù!

Ti chiedo ancora un po’ di pazienza, voglio ricapitolare insieme a te alcune cose importanti.

Lettera di scuse formali: ultimi accorgimenti

Come ti ho già detto, che sia il tuo datore di lavoro, un cliente o un’altra persona il concetto non cambia.

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Nella lettera dovrai assolutamente:

  • Ammettere il tuo errore: confessa le tue colpe apertamente in modo da far capire al tuo destinatario che hai compreso di aver sbagliato.
  • Riconoscere il danno che hai creato all’altra persona: indica che non era tua intenzione creare tali problemi o danni.
  • Prenderti le tue responsabilità: forse ci potrebbero essere state delle buone ragioni per ciò che hai fatto, ma COMUNQUE è importante confessare le tue responsabilità relative agli sbagli commessi.
  • Offrire una possibilità di risoluzione: a volte non è sufficiente scusarsi. Per fare in modo che le tue scuse siano efficaci e attendibili, cerca una possibile soluzione da mettere in atto.
  • Non promettere nessun tipo di cambiamento: se hai fatto uno sbaglio che probabilmente ripeterai, evita di promettere che cambierai!
  • Non indicare nella lettera ipotesi: non ipotizzare come si sente l’altra persona e non inculcarle un senso di colpa in modo da ottenere scuse; assumi, piuttosto, un tono umile, lasciando che sia il destinatario ad avere il controllo della situazione.
  • Essere sincero: le tue scuse devono essere oneste per essere accolte.

Il mio consiglio è di evitare ASSOLUTAMENTE di fare copia e incolla di qualche lettera formale di scuse, scaricata da internet o dai miei esempi riportati sopra; ogni situazione e persona è diversa, non esistono lettere standard, pronte all’evenienza.

Il tuo destinatario non apprezzerà di certo se si accorgerà che non ti sei NEMMENO sforzato per scrivergli una lettera di scuse! Anzi, questa situazione renderà i tuoi tentativi di scusa fallimentari, rendendo le tue scuse decisamente false.

Nella TUA lettera dovrai pensare alla TUA situazione, prendendoti le tue responsabilità. Quindi, prendi ispirazione dai miei esempi e modellali in base alla tua situazione!

Sono sicura che, grazie ai miei consigli, ti risulterà più semplice impostare la tua lettera e raggiungere il tuo scopo.


Ora che hai tutte le informazioni per scrivere la tua lettera di scuse formale in modo efficace e convincente, non ti resta che metterti al lavoro!

Se questo articolo ti è stato utile, votalo cliccando sul tasto qui sotto!

Se invece non ti fosse chiaro qualcosa o avessi bisogno di maggiori delucidazioni, lasciami un commento. Farò il possibile per aiutarti ed essere più chiara!Scuro Sandali Balance Uomo New M2067nv Blu E Ciabatte UzMqSpV

In bocca al lupo!

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